Где искать информацию о предках и как не заблудиться в «дебрях» николаевского архива

Прочитали: 5791

Пытаясь найти какую-либо информацию, мы обращаемся к самому быстрому и эффективному источнику информации – это, конечно же, Интернет. Ведь проще ввести пару слов и найти множество забавных сведений, чем копаться в тоннах документов, чтобы отыскать хоть малейшую зацепку по интересующему вопросу. Но не всегда это так. На многие интересующие людей вопросы ответов во всемирной паутине не найти. Побывав в Государственном архиве Николаевской области, NikLife пронаблюдал весь процесс работы с архивными документами и сделал вывод: колоссальное количество людей интересуется своим прошлым, да не только своим, но и города, области. Поэтому заинтересованные граждане стремятся к архиву со всех уголков планеты, возвращаются на родину  своих дедов и прадедов, пытаясь в анналах архива отыскать тайны прошлого. 

Однако многие также считают, что процесс поиска информации в учреждении, где хранятся оригиналы документов – это долгая и сложная процедура. Дабы облегчить ваше понимание этой банальной процедуры NikLife представляет вашему вниманию гид по доступу и работе с архивными документами. К слову, это первый материал, который открывает новую рубрику #Как_это_работает. Поехали.

Заявление в читальный зал

Чтобы получить доступ к документам, хранящимся в архиве, вам нужно написать заявление, в котором нужно указать тематику интересующего вас вопроса. Заявление на доступ к документам  в читальном зале рассматривается руководством архива в день подачи. Вы также можете прислать заявление по электронной почте, указав в нем день вашего прибытия в архив и даже заказать интересующие вас архивные дела, которые уже будут ждать вас в читальном зале в день приезда. Работа с документами в читальном зале не требует оплаты. Не забудьте взять с собой документ, удостоверяющий вашу личность.

Выполнение запросов и поиск информации

Тысячи людей присылают запросы на получение архивной информации из различных уголков Николаевской области, Украины, и других уголков мира. Запросы в архиве обрабатываются в течение 30 дней. Однако, по словам директора архива Ларисы Левченко, в большинстве случаев запросы выполняются гораздо быстрее, в основном срок их исполнения зависит от сложности, очередности и количества поступивших заявок. Также есть и такие, срок исполнения которых по законодательству не должен превышать 5 или 15 дней. Исполнение сложного генеалогического запроса может быть продлено до 45 суток. Так, чтобы получить информацию генеалогического, биографического и тематического характера придется заплатить, ведь она формируется силами сотрудников учреждения. Исполнение заявки социально-правового характера – бесплатное.

  Читальный зал в архиве никогда не бывает пуст 

Какой информацией нужно владеть, чтобы найти интересующую вас информацию

Прежде всего, в этом непростом деле необходимо подготовиться. Например, полезно было бы ознакомиться с порядком пользования документами Национального архивного фонда Украины, а также почитать инструкции о порядке истребования документов социально-правового характера и выполнения архивными учреждениями запросов юридических и физических лиц. Директор архива Лариса Левченко советует посетить официальный веб-сайт архива и небезосновательно. Это будет ваше предварительное знакомство с архивом, его сотрудниками, правилами работы, архивными фондами и даже документами.

— На сайте архива вы найдете большое количество онлайновых выставок архивных документов. Там же вы найдете бланки для направления в архив заявлений на работу в читальном зале и запросов на получение архивной информации, – сообщила директор.

Для того чтобы, допустим, подготовиться к началу генеалогического исследования, необходимо собрать как можно больше информации о своих предках, бабушках и дедушках. Не бойтесь пройтись по родственникам, устроив тщательный опрос в собственной семье. Поверьте, интерес к истории своего рода объединяет даже самые разобщенные семьи. Вы должны разузнать сведения о том, кто из родственников, когда и где родился, женился и умер. По возможности схематически набросайте свое генеалогическое древо, обозначив в нем даты жизни предков и населенные пункты, в которых они проживали. Это очень важно, ведь в архиве метрические книги систематизированы по населенным пунктам, церквям (католическим и лютеранским приходам, синагогам) и по хронологии (годам).

  Письма, которые не дошли к адресатам также пылятся на полках архива

Непосредственная работа с документами

И вот наступил долгожданный момент, заявление подписано, первоначальная информация собрана, как же работать с документами? Как найти нужную информацию? После того, как вы получили доступ в читальный зал, все имеющиеся данные, которыми вы успели обзавестись, озвучивайте сотруднику читального зала, который поможет с поиском нужных архивных фондов и дел. Конечно, не исключается самостоятельная работа над поисками истины. Подручными средствами для вас будут путеводители и различные справочники по архивным фондам, и самое главное – описи. Выяснив, какие архивные дела вам нужны, не забудьте заполнить бланк заказа и сообщить сотруднику читального зала, когда вы намерены приступить к работе. Каждому исследователю выдается 10 архивных дел в день общим объемом до 1000 листов. И вот, наконец, архивные дела перед вами на столе. Вероятно, вы не успеете прочитать 1000 листов за один день. Тогда они будут ждать вас в читальном зале в течение 10 рабочих дней, но если вы успели – за небольшую плату (90 копеек за дело) вы можете сделать дополнительный заказ на тот же день. А заказать новую партию дел на следующий день – бесплатно.

  Метрическая книга,  1957 - 1971 годы (Николаевская Римско-Католическая церковь)

Что может быть приятнее момента открытия «секретов» истории и запаха старины. Не забывайте об аккуратности, ведь документы, с которыми придется работать, довольно хрупкие и старинные. Не отчаивайтесь, если вы не нашли метрические книги по интересующему вас населенному пункту. К сожалению, в первых годах советской власти много архивных документов было уничтожено, а метрические книги значительно пострадали во время секуляризации церковного имущества. Проконсультируйтесь с сотрудником читального зала по вопросу возможного поиска метрических книг в других государственных архивах Украины и зарубежных стран.

 Герб рода Голенищевых Печать его императорского величества канцелярии Сената

Фотосъемка документов

Честно сказать, сегодня в Украине этот вопрос стал дискуссионным. Он волнует не только исследователей, но и самих сотрудников архивов. Дискуссия возникла из-за противоречий в законодательстве. С точки зрения исследователей, закон разрешает бесплатное копирование абсолютно всех архивных документов техническими средствами самих исследователей, а с точки зрения архивистов, эта норма распространяется только на копирование документов репрессивных органов власти. Так как же быть? Как сообщила директор архива Лариса Левченко, в николаевском архиве делают все возможное, дабы упростить и эту процедуру.

— В нашем архиве фотосъемка всех документов техническими средствами исследователей – бесплатная. Так что не забудьте захватить с собой собственный фотоаппарат, но при копировании документов не включайте вспышку. Вы также можете заказать изготовление копий документов техническими средствами архива – тогда вам придется воспользоваться услугами любого банка и перевести на счет архива сумму согласно с выставленным нарядом, – сообщила она.

Электронный доступ к архивным документам

Дабы упростить бумажную волокиту и обеспечить максимальный доступ к архивной информации николаевский архив еще 10 лет назад создал собственный веб-сайт. Планирует ли архив размещать на веб-сайте оцифрованные копии архивных дел? Как сообщили архивисты – планирует и уже ведёт подготовительную работу. По словам директора архива Ларисы Левченко, к сожалению, в этом направлении работа архива усложнена отсутствием специализированного оборудования для сканирования архивных документов и когда архив получит финансирование на покупку этой техники, неизвестно. Но будем надеяться на то, что в будущем все-таки сбудутся мечты исследователей о поиске архивной информации в Интернете.

Стоит также отметить, что это первый материал из рубрики о Государственном архиве Николаевской области. Далее NikLife приоткроет «занавес» истории создания архива, документов под грифом «секретно» и расскажет новые подробности экскурсии по темным хранилищам архива.

   Хранилище дореволюционного периода  Именно в таких коробках хранится вековая история Николаева

   В хранилищах можно найти документы не только на украинском языке, но и на немецком, румынском и иврите 
 Директор Государственного архива Николаевской области Лариса Левченко рассказала о мельчайших тонкостях работы с документами 

Над материалом работали: Текст – Маргарита Ткачова,
Фото – Антон Малиновский