Наказом Головнокомандувача Збройних Сил України від 31 січня 2024 року № 40 затверджено Інструкцію з діловодства у ЗСУ. Додаток 21 до цієї інструкції (підпункт 2.8.4.3) і є довідкою форми 5 — короткою службовою довідкою про те, що конкретна особа проходить військову службу в конкретній частині. Саме цей номер документа, а не «бланк із інтернету», визначає, які реквізити мають стояти на папері.
Для мешканця Миколаєва чи області форма 5 ЗСУ з’являється не в день першої повістки, а після зарахування до списків частини або після переведення. Без неї банки, ЦНАПи та житлові комісії часто не приймають пакет на кредитні канікули, субсидію чи постановку на квартирний облік. Нижче — що має бути в кожній графі, які додатки брати з собою і куди нести готовий документ у Миколаївській області.
Читач отримає послідовність дій від шаблону рапорту до перевірки печатки. Заздалегідь потрібні паспорт або ID-картка, військово-обліковий документ, точна назва частини (або умовний номер) і мета видачі: банк, ЦНАП, суд чи «за місцем вимоги».
1. Що таке форма 5 і хто її заповнює
Форма 5 — не особова картка кадровика і не довідка про обставини травми. Друга оформлюється за наказом Міністерства оборони № 402 від 14.08.2008 як додаток до положення про військово-лікарську експертизу і стосується поранення, контузії чи каліцтва. Плутанина в назві — типова причина, чому людину відправляють по інший бланк.
Довідку видає військова частина, орган військового управління, військовий навчальний заклад або, після звільнення зі служби, територіальний центр комплектування та соціальної підтримки. Заповнює її діловод або кадрова служба за даними особової справи. Військовослужбовець не «малює» форму з нуля: він подає рапорт і перевіряє готовий текст перед тим, як забрати примірники.
Правова основа видачі — та сама Інструкція за наказом № 40 і Закон України «Про соціальний і правовий захист військовослужбовців та членів їх сімей». Для кредитних канікул урядове роз’яснення 2026 року прямо називає довідку за формою 5 серед документів для мобілізованих і резервістів.
Важливо. Форма 5 підтверджує факт служби на дату видачі. Вона не замінює посвідчення учасника бойових дій, витяг із наказу про призов і довідку про обставини травми. Банк або ЦНАП, якому потрібен саме статус УБД або зв’язок поранення зі службою, відхилить пакет, навіть якщо печатка на формі 5 справжня.
Наслідки «незадовільного» оформлення на практиці такі: установу не приймають документ, частину змушують перевидати бланк, а строк розгляду рапорту за наказом Міністерства оборони від 06.08.2024 № 531 для цього типу звернення становить до 14 днів від дати подання, не від дати реєстрації в канцелярії.
2. Де взяти бланк та скачати шаблон
Офіційний зразок рапорту на видачу форми 5 і шаблон самої довідки розміщено на платформі «Турбота про військовослужбовця». З жовтня 2024 року той самий рапорт можна зібрати в конструкторі застосунку «Армія+» без друку чорновика. Саморобний бланк з довільним оформленням частина може не прийняти як вихідний документ: довідка виходить на бланку частини з кутовим штампом і гербовою печаткою.
Рапорт дозволено писати від руки синім або чорним чорнилом, друкувати й підписувати власноруч або подавати електронно. Олівець, довільні скорочення назви бригади й дата на кшталт «березень 2026» замість 03.03.2026 — підстави повернути текст на правку. Довідку військовослужбовець сам не друкує «на чистовик»: її виготовляє частина після резолюції командира.
Скачаний шаблон потрібен, щоб звірити поля, а не щоб підмінити бланк частини. Якщо доступу до «Армія+» немає, паперовий рапорт передають безпосередньому командиру; відмовити в прийнятті власноруч написаного рапорту наказ № 531 прямо забороняє.
3. Порядок заповнення: графа за графою
Текст довідки короткий. Розбіжності між частинами бувають у шапці й формулюванні мети, але набір реквізитів повторюється. Дані беруть з паспорта (або ID-картки), військово-облікового документа та наказу про зарахування до списків частини — не з пам’яті й не з месенджера.
| Поле | Звідки брати дані | Типова помилка |
|---|---|---|
| Кутовий штамп, місце, дата | Бланк частини; дата видачі — день підпису | Дата «наперед» або без числа |
| Військове звання і повне ПІБ | Особова справа, паспорт, військовий квиток | Скорочене ім’я, старе звання після присвоєння |
| Назва частини / підрозділу | Наказ про зарахування, умовне найменування | Лише «в/ч А0000» без повної назви, коли банк вимагає розшифровку |
| Підтвердження служби | Формулювання «дійсно проходить службу в…» | Минулий час для того, хто ще в списках, або навпаки |
| Мета видачі | Рапорт: банк, ЦНАП, суд, «за місцем вимоги» | Порожнє поле; деякі установи не беруть «за вимогою» |
| Підпис, посада, печатка | Командир або уповноважена особа, мокра печатка | Факсиміле без печатки, підпис не тієї посади |
Джерела: Додаток 21 до Інструкції з діловодства у ЗСУ (наказ ГК ЗСУ від 31.01.2024 № 40); зразок рапорту на платформі «Турбота про військовослужбовця», дані актуальні станом на 2026 рік.
Дата початку служби в довідці критична для кредитних канікул: для мобілізованих і резервістів пільга рахується з дня призову. Якщо цього рядка немає, банк просить витяг із наказу про призначення. Дати пишуть у форматі ДД.ММ.РРРР. Порожнє обов’язкове поле не залишають: ставлять прочерк або «не має».
Як буває на практиці. Після переведення з однієї частини в іншу людина несе в банк довідку зі старою назвою підрозділу. Кредитна установа звіряє умовний номер і повне найменування з внутрішнім переліком і повертає пакет. Нова форма 5 з актуальною частиною і датою видачі того ж тижня проходить перевірку з першого разу — змінюється не «статус героя», а лише реквізит місця служби.
4. Документи, які додаються до форми
До рапорту на видачу довідки додають не архів особової справи, а мінімум, за яким кадрову службу ідентифікують заявника. Копії звичайно не нотаріальні: частина звіряє їх з оригіналами. Після отримання форми 5 вже цивільна установа сама вирішує, чи потрібне нотаріальне засвідчення копії.
- Паспорт громадянина України або ID-картка — для звірки написання прізвища, імені та по батькові без скорочень.
- Військово-обліковий документ (військовий квиток, посвідчення офіцера або електронний документ) — для звання і номера облікового запису.
- Витяг із наказу про призов, контракт або переведення — якщо в довідці не зазначено вид служби чи дату початку.
- Свідоцтво про шлюб — лише коли форму 5 або її копію несе подружжя для кредитної пільги чи субсидії.
- Довідка про склад сім’ї чи доходи — не додаток до самої форми 5; їх замовляють окремим рапортом, якщо того вимагає ЦНАП або банк.
Довідку про відсутність судимості форма 5 не замінює і до рапорту на неї не підшивають. Якщо установі потрібен саме цей папір, його беруть через окремий запит, а не «в комплекті з п’ятіркою».
Чеклист перед здачею рапорту: ПІБ як у паспорті; звання чинне; назва частини повна; мета видачі конкретна; кількість примірників (на практиці просять 3–5); підпис і дата на рапорті збігаються. Пропуск одного пункту повертає документ на коло без розгляду суті.
5. Куди подати форму 5 і в яких термінах
Поки людина в списках частини, рапорт і отримання довідки йдуть через командира або «Армія+». Після звільнення зі служби той самий документ видає ТЦК та СП за місцем обліку. У Миколаєві обласний центр — вул. Спаська, 33, call-центр 066 033 79 52 і безкоштовна лінія 0 800 50 98 93, електронна скринька mykolaivskiy_ovk@post.mil.gov.ua. Графік call-центру, який оприлюднювала група комунікацій обласного ТЦК: понеділок–п’ятниця 09:00–17:00 з перервою 13:00–14:00, субота й неділя 09:00–15:00.
| Підрозділ ТЦК | Адреса | Телефон |
|---|---|---|
| Миколаївський обласний | м. Миколаїв, вул. Спаська, 33 | 066 033 79 52, 0 800 50 98 93 |
| Миколаївський районний | м. Миколаїв, вул. Ольшанців, 66/4 | (0512) 64-30-97 |
| Центральний районний | м. Миколаїв, вул. Шевченка, 45 | (0512) 47-06-30 |
| Заводський районний | м. Миколаїв, вул. Пушкінська, 69-А | (0512) 47-45-59, (0512) 36-13-77 |
| Інгульський районний | м. Миколаїв, просп. Миру, 24-А | (0512) 64-70-50 |
| Корабельний районний | м. Миколаїв, просп. Богоявленський, 309 | (0512) 64-53-00 |
| Баштанський районний | м. Баштанка, вул. Ювілейна, 68 | (05158) 2-72-00 |
| Вознесенський районний | за місцевим РТЦК (уточнювати перед візитом) | (05134) 3-25-51 |
| Первомайський районний | м. Первомайськ, вул. Герцена, 20 | (05161) 7-53-67 |
Джерела: довідник контактів ТЦК та публікації групи комунікацій Миколаївського обласного ТЦК та СП, перевірка вересень 2026 року. Адреси відділів варто підтвердити телефоном у день візиту: приміщення інколи змінюють без окремого закону.
Строк розгляду рапорту на довідку — до 14 діб за наказом № 531. Електронний рапорт у «Армія+» іде тими самими строками. Окремого державного мита за форму 5 немає. Інструкція з діловодства не фіксує єдиного «терміну дії» довідки в календарних днях; на практиці банки й ЦНАПи просять документ не старший за 10–14 днів, окремі матеріали 2026 року називають орієнтир до 30 днів. Після цієї межі довідку замовляють знову: ліміту на кількість видач немає.
6. Що робити, якщо форму повернули на переробку
Найчастіші причини повернення: розбіжність ПІБ із паспортом, застаріле звання, назва частини без прив’язки до діючого найменування, відсутність мокрої печатки, мета видачі, якої установа не приймає, і довідка, видана до переведення. Відмова командира має бути вмотивованою; гола відмова прийняти рапорт суперечить наказу № 531.
Виправлення робить частина, а не заявник «поверх» готового бланка. Новий рапорт вказує, що саме змінити, і посилається на попередній номер, якщо його вже зареєстрували. Повторний розгляд знову вкладається в строк до 14 днів від нового подання. Поки виправлений примірник не видано, старий у банк нести не варто: відмова буде тією самою.
До і після. До правки в довідці стояло скорочення бригади й дата без дня — ЦНАП не прийняв пакет на субсидію. Після перевипуску з повною назвою частини, датою ДД.ММ.РРРР і формулюванням «для подання до ЦНАП» той самий пакет пройшов реєстрацію без повторного візиту до кадровика. Змінився не зміст пільги, а лише придатність реквізитів для цивільного реєстру.
Перевірка результату займає кілька хвилин: збіг ПІБ і звання з паспортом та військово-обліковим документом, чинна назва частини, дата видачі не старша за вимогу установи, підпис із посадою, відтиск печатки, потрібна кількість примірників. Якщо хоч один рядок «пливе» — документ ще не готовий до банку чи ЦНАПу.
Критерій вибору каналу простий. Хто в строю і має «Армія+» — подає рапорт електронно й забирає готові примірники в частині. Хто звільнений або перебуває на обліку в області — іде до районного ТЦК за адресою вище, попередньо уточнивши прийом за телефоном. Родина не замовляє форму 5 «на себе»: бере копію вже виданої довідки військовослужбовця й додає свідоцтво про шлюб, якщо пільга сімейна.
Застереження щодо даних. Єдиного загальнообов’язкового строку дії форми 5 в днях інструкція № 40 не закріплює; орієнтири 10–14 і 30 днів ідуть із практики установ, а не з однієї статті закону. Адреси ТЦК перевіряйте в день звернення. Ця інструкція не замінює резолюцію командира конкретної частини і не покриває окремі правила Нацгвардії чи Держприкордонслужби, якщо служба проходила не в ЗСУ.